Privacyverklaring

Versie: september 2026

Vereniging IBP-platform hecht veel waarde aan privacy en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Vereniging IBP-platform, onder meer via onze website www.ibp-platform.nl, in het kader van het lidmaatschap van de vereniging, bijeenkomsten, communicatie en samenwerkingsactiviteiten.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Vereniging IBP-platform is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Vereniging IBP-platform
Vestigingsplaats: Woerden
KvK-nummer: 96924063

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van jouw relatie met de vereniging. Wij kunnen onder meer de volgende gegevens verwerken:

naam en contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
naam van de organisatie waarvoor je werkzaam bent;
functie en zakelijke contactgegevens;
gegevens over het lidmaatschap of de relatie met de vereniging;
gegevens die nodig zijn voor deelname aan bijeenkomsten en activiteiten;
correspondentie en andere informatie die je zelf aan ons verstrekt;
administratieve en financiële gegevens voor zover noodzakelijk;
technische gegevens over het gebruik van onze website, zoals IP-adres, browserinformatie en loggegevens, voor zover deze worden verzameld.

Wij verwerken in beginsel geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals medische gegevens, gegevens over religie of politieke opvattingen, tenzij dit in een uitzonderlijk geval noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

3. Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een grondslag uit de AVG bestaat.

Lidmaatschap en verenigingsadministratie

Wij verwerken persoonsgegevens om leden te registreren, de ledenadministratie te voeren, contributies te administreren en uitvoering te geven aan het lidmaatschap.

Grondslag: noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst en, waar van toepassing, een wettelijke verplichting.

Communicatie met leden en relaties

Wij gebruiken contactgegevens om te communiceren over de vereniging, bijeenkomsten, ontwikkelingen binnen het IBP-platform en onderwerpen die verband houden met de doelstellingen van de vereniging.

Grondslag: uitvoering van de lidmaatschapsrelatie en/of het gerechtvaardigd belang van de vereniging om leden en relevante relaties te informeren over haar activiteiten.

Bijeenkomsten en activiteiten

Wanneer je je aanmeldt voor een bijeenkomst, werkgroep of andere activiteit, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om jouw deelname te organiseren.

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang en, indien nodig, toestemming.

Samenwerking en netwerkactiviteiten

Het IBP-platform brengt organisaties en professionals bij elkaar om kennis en ervaringen over informatiebeveiliging en privacy te delen. Hiervoor kunnen wij zakelijke contactgegevens verwerken van deelnemers, partners en andere betrokkenen.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de doelstellingen en activiteiten van de vereniging uit te voeren.

Vragen en contactverzoeken

Wanneer je contact met ons opneemt, verwerken wij jouw contactgegevens en de inhoud van jouw bericht om jouw vraag of verzoek te behandelen.

Grondslag: gerechtvaardigd belang of, wanneer jouw verzoek betrekking heeft op een overeenkomst, de uitvoering daarvan.

Wettelijke en administratieve verplichtingen

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dat nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld fiscale en administratieve verplichtingen.

Grondslag: wettelijke verplichting.

Website en informatiebeveiliging

Wij kunnen technische gegevens verwerken om onze website goed en veilig te laten functioneren, misbruik te voorkomen en technische problemen te onderzoeken.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed functionerende website.

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, wegen wij ons belang af tegen de belangen en privacyrechten van de betrokken personen.

4. Nieuwsbrieven en andere elektronische communicatie

Wanneer wij elektronische nieuwsbrieven of andere periodieke communicatie versturen, doen wij dit alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Wanneer de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kun je die toestemming op ieder moment intrekken. Wij zullen dit bij het uitvragen van toestemming ook kenbaar maken.

5. Cookies en websitegegevens

Onze website maakt geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.

Wanneer wij cookies of vergelijkbare technieken gebruiken waarvoor toestemming vereist is, plaatsen wij deze pas nadat daarvoor toestemming is gegeven.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor onze activiteiten, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.

Het kan bijvoorbeeld gaan om:

leveranciers van hosting, e-mail en ICT-diensten;
leveranciers van administratieve of financiële diensten;
leveranciers die ondersteunen bij bijeenkomsten, communicatie of nieuwsbrieven;
samenwerkingspartners, wanneer dit noodzakelijk is voor een gezamenlijke activiteit en daarvoor een geldige grondslag bestaat;
overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een externe partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers van digitale diensten kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zoals Microsoft.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat overeenkomstig de AVG, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen zoals goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of noodzakelijk is.

Daarbij hanteren wij in beginsel de volgende uitgangspunten:

ledenadministratie: gedurende het lidmaatschap en daarna zolang dit noodzakelijk is voor administratieve en juridische verplichtingen;
financiële administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale bewaartermijn;
gegevens over bijeenkomsten: zolang deze noodzakelijk zijn voor de organisatie en administratieve afhandeling van de bijeenkomst;
contactverzoeken en correspondentie: zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de behandeling en eventuele opvolging daarvan;
nieuwsbriefgegevens: totdat je je afmeldt of de toestemming wordt ingetrokken, tenzij er een andere geldige grondslag voor bewaring bestaat;
technische en beveiligingsgegevens: niet langer dan noodzakelijk voor beheer en beveiliging van onze systemen.

Wij beoordelen periodiek of persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn en verwijderen of anonimiseren gegevens wanneer dat niet langer het geval is.

9. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking of ander onrechtmatig gebruik.

Daarbij houden wij rekening met de aard van de persoonsgegevens, de omvang en context van de verwerking, de risico's voor betrokkenen en de beschikbare technische mogelijkheden.

10. Waar krijgen wij persoonsgegevens vandaan?

In de meeste gevallen ontvangen wij persoonsgegevens rechtstreeks van jou.

Daarnaast kunnen wij zakelijke contactgegevens ontvangen via een organisatie waarbij je werkzaam bent, een samenwerkingspartner, een deelnemer aan het IBP-platform of uit openbare zakelijke bronnen. Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van jou verkrijgen, informeren wij je hierover wanneer de AVG dat vereist.

11. Jouw privacyrechten

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kun je:

inzage vragen in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
onjuiste persoonsgegevens laten corrigeren;
verzoeken om verwijdering van persoonsgegevens;
verzoeken om beperking van de verwerking;
bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen;
jouw persoonsgegevens laten overdragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
eerder gegeven toestemming op ieder moment intrekken.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een verzoek naar secretaris@ibp-platform.nl.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij bij twijfel over jouw identiteit aanvullende informatie vragen om jouw identiteit vast te stellen. Wij vragen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op jouw verzoek. In complexe gevallen kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. Wij informeren je wanneer daarvan sprake is.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Vereniging IBP-platform neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

13. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via secretaris@ibp-platform.nl, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens
https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/contact

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze activiteiten, gegevensverwerkingen of wet- en regelgeving veranderen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op www.ibp-platform.nl. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij daar waar passend actief over informeren.